외부문서 일괄처리 프로그램(EDBP) 적용을 통한 교직원의 업무경감 효과 분석

2.1 시도교육청 업무관리시스템 및 K-에듀파인

시·도교육청 업무관리시스템(이하 ‘업무관리시스템’이라 한다)은 「행정업무규정」에 따라 구축된 시스템으로, 문서의 생산부터 이관 및 보존까지 문서 처리의 전 과정을 전자화하고 공공기관과 민간기관을 포함한 전 행정기관 간에 문서 유통을 전자적으로 처리하는 시스템이다. 업무관리시스템은 2011년 도입되어 단일 시스템으로 운영되다가 2020년에 에듀파인과 통합되어 K-에듀파인으로 새롭게 개통해서 운영 중이다[5].

K-에듀파인은 교육부, 17개 시‧도교육청 및 산하기관, 초·중·고등학교 등 교직원 70여 만명을 대상으로 제공하는 지방교육행·재정통합시스템이다. K-에듀파인은 에듀파인(Edufine)과 업무관리시스템이 통합된 시스템으로서 에듀파인은 교부금관리, 예산관리, 재무회계, 학교회계 등 6개 분야 15개 단위업무 49개 세부업무시스템으로 구성된 재정‧회계시스템이다. 업무관리시스템은 2개 단위업무 12개 세부업무시스템으로 구성된 행정업무시스템이다. 또한, K-에듀파인은 대외적으로 e-나라도움, e-호조, 전자문서유통시스템 등과 같은 42개의 외부 시스템과 연계되어 운영되고 있다[6].

2.2 공문서 및 공문서 처리절차

공문서란 「행정업무규정」 제3조에 따르면 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다. 동 규정 제5조에 따라 문서의 기안·결재·등록·시행·접수·공람 등의 처리절차를 전자문서시스템 또는 업무관리시스템 상에서 전자적으로 처리하도록 하고 있으며, 동 규정 제6조에 따라 문서는 결재권자가 해당 문서에 서명(전자이미지서명, 전자문자서명 및 행정전자서명을 포함한다. 이하 같다)의 방식으로 결재함으로써 성립하며, 문서는 수신자에게 도달(전자문서의 경우는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 것을 말한다)됨으로써 효력이 발생한다[7].

또한 동 규정 제18조에 따르면 문서는 문서의 처리 주체를 말하는 처리과에서 접수하여야 하며[8], 접수한 문서에는 접수일시와 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에 따른 접수등록번호(이하 “접수등록번호”라 한다)를 전자적으로 표시하여야 한다[9]. 따라서, 공공기관이 접수한 문서는 동 규정에서 정하는 바에 따라 수신자에게 도달 시 접수하여 관리하여야 한다.

2.3 공문서 증가 추이

업무관리시스템을 통해 학교에서 생산 및 접수되는 공문서, 즉 생산문서(Production document)와 접수문서(Receipt document = External document)는 Table 1에서 보는 바와 같이 2023년 기준 총 21,969만건으로 매년 큰 폭으로 증가하고 있다. 또한, 공문서 중 외부문서(접수문서 = 대내문서 + 대외문서)는 2023년도 기준 10,052만건이며 전년도에 비해 705만건 증가되었고, 외부문서가 차지하는 비중도 45.76%에 달했다. 외부문서의 증가율은 연평균 4.67% 이상으로 향후에도 꾸준히 증가할 것으로 전망된다. 그러나 이러한 공문서 처리에 따른 업무 부담은 학교의 교육력과 교사의 수업력을 저해하는 중요한 요인으로 지적되어 왔으며[10, 11], 그동안 추진되어 왔던 교직원의 업무경감 관련 정책들이 별다른 효과를 거두지 못하고 있는 실정이다[12].

Table 1.

Status of production and reception document in the Business Management System(Unit : Number, %)

2.4 홍보성 문서 추정

한편, 외부문서 중에서 ‘홍보성 문서’를 추정하기 위해 8개 시‧도교육청을 대상으로 2020.6.1.~2021.10.22. 기간 동안 ‘문서24(Document 24)’를 통해 수신된 각급학교의 접수문서(Receipt document) 현황을 분석했다. 문서24는 행정안전부에서 제공하는 서비스로 「전자정부법」에 따라 민간기업·단체·개인이 인터넷으로 행정·공공기관에 전자문서를 제출하거나 받을 수 있는 대국민 전자문서 유통 서비스를 말한다[2]. 문서24를 통해 업무관리시스템에 수신된 문서 중에서 처리과에서 직접 접수 처리한 문서를 ‘일반문서(General document)’라 하고, 처리과에서 처리하지 않고 공문게시판에 게시한 건을 ‘게시문서(Posting document)’로 구분했을 때 그 현황은 Table 2와 같았다.

Table 2.

Receipt status of ‘Document 24’(Period: 2020.6.1.~2021.10.22., Unit : Number, %)

Table 2에서 보는 바와 같이 ‘게시문서’가 차지하는 비율이 평균 67.26%로 일반문서보다 높게 나타남을 알 수 있었다. ‘게시문서’는 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙」 제9조제2항에 따라 시행문의 경우 단순한 업무에 관한 지시나 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등을 전자게시판이나 행정기관의 홈페이지 등에 게시된 때에 시행된 것[13]으로 보는 경우와 같이 외부문서의 경우에도 공문게시판을 활용해 공문게시판에 게시한 것[14]을 접수 처리한 것으로 본 것이다. ‘일반문서’가 아닌 ‘게시문서’로 처리된 문서를 홍보성 문서로 추정하였다.

2.5 법적 문제점

앞의 2.4절에서 홍보성 문서를 추정하기 위해 사용한 방법은 「행정업무규정」 제15조의 문서의 접수·처리 범위를 넘어서는 경우에 해당되어 법적 문제의 소지가 있다. 홍보성 문서 추정 당시의 게시문서는 수신처인 해당 학교의 처리과에 접수되지 않고 시·도교육청에서 접수 처리되는 상황이 되기 때문에 관련 규정에 의한 도달주의[15]를 준수하지 못하는 경우에 해당되어 개선이 필요했다.

3.1 EDBP 관련 용어 정의

홍보성 문서(Publicity Document)란 「행정업무규정」 제3조 제1호에 정의된 공문서 중 학교를 수신처로 하는 각종 홍보나 안내 내용 등이 포함된 문서로 정의하였다. 외부공문대기함(External Document Waiting Box : EDWB)은 학교가 수신처인 외부문서에 대해 외부공문 담당자가 홍보성 여부를 판단‧분류하기 위한 문서대기함으로 정의하였다. 외부문서 일괄접수 처리(Batch autoprocessing)는 홍보성 문서로 분류된 외부문서를 해당 학교의 처리과 문서등록대장에 자동적으로 등록‧접수 처리하고 공문게시판에 자동적으로 게시할 수 있는 기능을 말한다.

다음으로 홍보성 문서를 분류하기 위한 기준을 정의하였다. 홍보성 문서 분류 기준은 각종 기업·단체 등의 물품·시설·프로그램 등 광고, 행사 홍보·참여 요청, 자료 배포 등을 목적으로 하는 홍보 및 안내 내용이 포함된 문서, 공공기관의 학교 발송 공문서 중 단순 안내 또는 홍보 내용이 포함된 문서, 그 외 학교 교육활동과 관련이 적은 홍보·안내 문서 등으로 정하였다.

3.2 EDBP 기능 설계 및 구현

기존의 문서 유통은 일반문서만 처리할 수 있었던 것을 홍보성 문서를 구분하여 문서담당자의 개입없이 자동 처리할 수 있도록 외부문서 일괄처리 프로그램(EDBP) 기능을 추가하였다. EDBP 기능을 구현하기 위해 추가된 전반적인 구조 및 절차는 Fig. 1과 같다.

Fig. 1.

EDBP implementation procedure diagram

Fig. 1의 추가된 EDBP의 세부적인 기능은 다음과 같다. ‘문서24’ 등 외부기관으로부터 오는 문서 중 수신처가 학교인 경우는 외부공문대기함(EDWB)에 도착하게 설계하였고, 외부공문대기함을 학교가 아닌 시도교육청에 둠으로써 학교의 업무 유발요인을 줄였다. 외부공문대기함에서 홍보성 문서 판단기준에 따라 일반문서는 기존과 같이 문서담당자가 개별적으로 접수 처리할 수 있게 하였으며, 홍보성 문서는 학교의 처리과 문서등록대장(Documentary register)에 일괄 자동 등록 처리하고 공문게시판(Official bulletin board)에 자동적으로 게시되게 처리하였다.

Fig. 2는 Fig. 1을 상세하게 설명하는 그림으로서 홍보성 문서를 구분하기 위한 필터 조건 설정과 필터 조건에 따른 외부공문대기함(EDWB) 처리절차를 포함하는 외부공문 관리 프로그램 문서 처리 흐름도이다. 자동으로 홍보성 문서가 일반문서와 다르게 분류되어 처리될 수 있도록 외부공문유통모듈(EDBP server module)에서 필터 조건을 설정한다. 필터 조건에서 외부공문대기함이 ‘사용(Check)’으로 설정된 경우(A)는 모든 외부문서가 외부공문대기함으로 전달되어 조회되며, 외부공문대기함에서는 조회된 문서 목록 중에서 ‘일반공문처리(Processing general document)와‘일괄공문게시(Posting publicity document)’문서로 구분하여 처리할 수 있는 기능을 제공한다. 한편, 필터 조건에서 외부공문대기함이 ‘사용안함(No check)’으로 설정된 경우(B)는 모든 외부문서는 일반공문 처리와 마찬가지로 수신처의 문서접수대기함에 도착‧처리하게 된다.

Fig. 2.

Publicity document filter conditions and EDWB processing flowchart

아울러, EDBP 구현 시 업무경감과 함께 중요하게 고려한 부분은 스토리지를 효율적으로 운용하는 문제였다. 1건의 문서에 수신처가 여러 곳(n)인 문서가 도착했을 경우 EDBP를 사용하면 첨부파일이 n개가 생성되어 덧붙임·보관되는 것이 아니라 1개의 첨부파일만 생성하고 링크 주소 정보를 통해 첨부파일을 공유할 수 있도록 설계했다. 이러한 설계의 장점은 스토리지 자원을 첨부파일 용량 × (n-1) 만큼 절감시키는 효과를 가져올 수 있다. 첨부파일에 대한 EDBP 적용 유무에 대한 비교는 Fig. 3과 같다.

Fig. 3.

Comparison of attachments with and without EDBP

Fig. 3의 좌측 그림은 EDBP가 적용되지 않은 상태로 수선처만큼 첨부파일이 만들어지고 스토리지에 각각 저장된다. 반면, Fig. 3의 우측 그림은 EDBP가 적용된 경우로 하나의 첨부파일만을 생성하여 그 주소를 공유하게 되며 스토리지에는 하나의 첨부파일만 저장된다.

Fig. 4는 Fig. 3의 우측 그림을 상세 설명하는 공유 첨부파일 처리 흐름도이다. 링크 주소를 공유하는 첨부파일의 처리 순서 및 내용을 구체적으로 설명하면 다음과 같다. ①유통문서에 첨부파일이 있는 경우, 첨부파일만 발췌하여 유통첨부파일 정보(유통첨부, 문서정보)를 생성한다. ②접수대기함에서 유통문서를 열람하면 006번 파일을 압축 해제하고 발송테이블정보, 유통첨부정보와 함께 분석한 후 접수기안문(본문, text), XML(HOX, 결재정보), 공유 첨부파일(Shared attached file) 등의 문서를 구성하는 파일을 로컬에 생성한다. ③접수처리시 ①번 과정에서 생성된 기안문(본문), XML(HOX), 공유 첨부파일 등의 파일 정보를 서버로 전송한다. ④접수단계부터 문서번호를 생성한다.

Fig. 4.

Shared attachment processing flowchart

4.1 EDBP K-에듀파인 적용 결과

K-에듀파인에 적용된 EDBP 주요 업무 화면은 Fig. 5와 Fig. 6, Fig. 7과 같다.

Fig. 5.

K-edufine’s external document environment setting screen with EDBP※ Source : MoE, K-edufine Business Management Screen

Fig. 6.

K-edufine’s EDWB screen with EDBP※ Source : MoE, K-edufine Business Management screen

Fig. 7.

K-edufine’s batch posting screen with EDBP※ Source : MoE, K-edufine Business Management Screen

Fig 5는 홍보성 문서를 일괄 자동 게시되게 처리하기 위한 EDBP 환경 설정 화면이다. ①외부공문대기함(EDWB) 사용여부를 설정한다. ②학교의 외부공문 단위과제카드를 설정한다. 설정한 단위과제카드에 접수문서(홍보성 문서)를생성하여 편철 후 공문 게시를 자동으로 수행한다. ③일반공문처리 대기 기간을 설정한다. 휴일이나 18시 이후 등으로 공문 게시 처리가 불가한 경우를 처리하기 위함이다. ④행정/공공기관에서 발신한 문서를 분류하기 위한 키워드를 설정한다. ⑤문서24를 통해 민간에서 발신한 문서를 분류하기 위한 키워드를 설정한다. ⑥유통문서(xml) 파일이 외부공문 디렉토리(receivefilter)에 보존되는 기간을 설정한다.

Fig. 6은 EDBP가 적용된 외무공문대기함(EDWB) 화면이다. 본 화면은 외부기관으로부터 도착한 문서를 조회하여 공문 게시할 문서(홍보성 문서)와 일반문서로 접수할 문서를 판단하여 처리할 수 있는 기능을 제공하며, 그 처리절차는 다음과 같다. ①[외부공문대기함] 메뉴를 선택하면 외부에서 들어온 유통문서가 화면에 조회된다. 문서 선택 후 일반문서로 처리하고자 하는 경우는 ②와 ④의 [일반공문(General document)] 버튼을 클릭하여 공문 수신처로 일반공문 처리한다. 일괄 게시 처리하고자 하는 경우는 ③과 ⑤의 [Post document]] 버튼을 클릭하여 일괄공문게시 팝업창을 오픈한다.

Fig. 7은 EDBP가 적용된 일괄 공문 게시 화면이다. 외부기관으로부터 도착한 문서를 조회하여 자동으로 일괄 게시할 수 있는 기능을 제공하며, 그 처리절차는 다음과 같다. ①문서 선택 후 [공문게시(Post document)] 버튼을 클릭하여 일괄공문게시 화면을 오픈한다. ②게시 종료 일자를 입력한다. ③주제 영역을 선택한다. ④수신처별 문서 제목과 개수를 확인한다. ⑤[일괄공문게시(Batch posting)] 버튼을 클릭하여 공문 게시를 진행한다.

4.2 EDBP 적용에 따른 업무경감 효과

EDBP를 K-에듀파인에 적용하여 전국 시도교육청에 보급한 이후 ‘24. 1.~3.까지 3개월 동안 시도교육청의 EDBP 적용 현황을 분석하였다. 다만, 실질적인 업무 경감효과를 분석하기 위해 게시문서(Posting document) 비중이 10% 미만인 시·도교육청은 관내 모든 학교에 EDBP 기능 사용을 전파한 것으로 보기 어려워 분석 대상에서 제외하였다.

Table 3은 외부문서의 EDBP 처리 현황으로서 모든 외부기관(문서24 포함)으로부터 접수된 외부문서를 EDBP를 통해 처리한 결과를 분석한 것이다. 게시문서의 비중이 10% 이상 차지한 시·도교육청은 8개 교육청이었으며, 전체 외부문서 대비 게시문서의 비중은 평균 25.90%였다(최대 43.96%). 이는 외부에서 접수된 문서 중 홍보성 문서로 분류되어 자동으로 일괄 접수·게시된 문서가 최대 43.96%로 나타났음을 의미한다. 즉, 2 교육청은 학교 업무담당자가 문서를 직접 접수 처리하지 않고 EDBP를 통해 자동으로 접수 및 게시해 줌으로써 업무담당자의 부담을 최대 43.96%까지 경감시켰음을 확인할 수 있었다.

Table 3.

External document EDBP processing status(Period: ’24.1.1.~3.31., Unit: Number, %)

한편, Table 4는 문서24의 EDBP 처리 현황이다. ‘문서24’로부터 접수된 문서만을 대상으로 EDBP를 통해 처리한 결과를 분석한 것이다. 게시문서 10% 이상 처리된 시·도교육청은 13개 교육청이었다. 13개 교육청에서 문서24는 외부공문대기함 기능을‘사용’으로 설정해 놓고 EDBP를 적극적으로 사용 중임을 알 수 있었다. 게시문서로 처리한 비중은 평균 39.35%로 나타났고, 최대는 103 교육청으로서 66.68%를 차지했다. 103 교육청의 경우 문서24를 통해 접수되는 문서 중 홍보성 문서가 최대 66.68%를 차지함을 의미하는 것이다. 게시문서의 비중이 가장 높게 나타난 103 교육청은 업무담당자의 개입없이 자동 일괄 접수 처리되어 게시된 외부문서가 66.68%인 것이다.

Table 4.

‘Document 24’ EDBP processing status(Period: ’24.1.1.~3.31., Unit: Number, %)

EDBP 적용 이후 문서 처리 현황을 나타내는 Table 3과 Table 4를 보면 EDBP 기능은 전체 17개 시도교육청 중 13개 교육청에서 사용 중임을 알 수 있었다. EDBP 기능을 모든 외부기관(문서24 포함)에 적용하기 보다는 문서24 유통문서에 적용하는 교육청이 더 많음을 알 수 있었다. 또한 업무 경감효과가 문서24 유통문서에서 더 크게 나타내고 있음을 알 수 있었다.